Mangel på systemer dreper bedriften din

Systemer for oversikt, kontroll og trygghet

Har du tenkt på hva systemer betyr for bedriften din?

Eller, viktigere, hva mangel på systemer, betyr for bedriften din?

Hvis du tjener mindre enn et par millioner i året er sjansen stor for at du fortsatt gjør alt selv som gründer. Du er daglig leder, regnskapsfører, blogger, forretningsutvikler, markedsfører, IT-ekspert og driver all kundesupport.

Om du er en av de (sjeldne) bedriftseierne som har gode systemer på plass for en eller flere av disse områdene, sover du trolig ganske godt om natta. I motsatt fall ligger du nok ofte våken, og dagene dine preges av stress, kaos og dårlig samvittighet.

Les også: Hva er Kajabi? (Kinderegget du trenger for å drive en lønnsom nettbasert bedrift!)

Hva skjer med bedriften din den dagen du blir syk?

En virkelig syretest for om du har gode systemer eller ikke, er at du blir syk - når du plutselig blir borte i to uker, eller to måneder - og om butikken da kan rulle og gå av seg selv.

Uten systemer går det ikke lang tid, og kanskje ikke mer enn et par dager, før de røde lysene begynner å blinke. Kunder som ikke får svar, blogginnlegget som ikke blir publisert, FB-liven som ikke blir gjennomført. Uten systemer kollapser bedriften din.

Vi kan alle bli syke. Hvilken konsekvens det får for bedriften din, ligger i hvordan du organiserer den.

Hva er et system?

Det finnes mange definisjoner av ordet “system”. Det kan være så enkelt som en sjekkliste, eller så kompleks som Infusionsoft, et alt-i-ett-system for automatiseringer i en bedrift. Og Infusionsoft kan igjen være del av et system, f.eks. for kundereisen.

Les også: Slik løser e-postleverandørene GDPR for e-postlister

For meg er system helt enkelt verktøy, maler og rutiner satt i sammenheng for å oppnå et konkret resultat. De enkelte delene og stegene jobber sammen for å skape en bedre helhet. Det handler om organisering, og om struktur.

Systemer er byggeblokkene i bedriften din.

Ved å ha gode systemer kan du bli syk, også langvarig, uten å gå konkurs. Du kan reise på ferie og glede deg i forkant til turen, istedenfor å grue deg til alt du ikke får gjort mens du er borte. Du kan nyte den parasolldrinken på stranda, eller espressoen på gatekafeen i Roma, uten en fæl knute i magen hele tiden.

Du kan høre på hva kjæresten din har å si, oppriktig, uten at hjernen kverner rundt Facebook-algoritmer og manglende regnskapsbilag.

Kundereisen satt i system

Hvordan håndterer du f.eks. kunderelasjoner i dag? Da tenker jeg på alt som har med kundene dine å gjøre: fra kunden først oppdager deg, til vedkommende opter inn på et gratis webinar, kjøper noe, ev. har behov for support, og forhåpentligvis skryter av deg til andre. Kundereisen.

Les også: Gjør en misfornøyd kunde til din beste ambassadør

Ikke så mange steg, egentlig. Men for en bedriftseier som gjør alt selv betyr det flere titalls, om ikke flere hundre, steg og oppgaver, som skal utføres av én person. Og, med mindre du har et godt CRM-system (som du vet å bruke til det fulle), kan det fort bli uoverkommelig.

Les også: CRM-systemer og GDPR: Nå kan du få panikk

Dette er bare noen av de:

Lage annonser: skrive tekst, finne bilde, sette opp annonse i annonseverktøyet (eller, bedre, outsource denne delen!)
Lage landingssiden folk havner på når de klikker på annonsen din, der de skal legge inn navn og e-postadresse
Sette opp e-postlisten der registreringen kommer inn, med automatisert utsendelse av bekreftelsesmail med sted, tidspunkt osv. (for du har jo kontroll på hvem som opter inn på hva)
Lage webinar: finne verktøy, lage outline, slides, bonuser, sette opp oppfølgingsmailer ... (og du husket selvsagt å heve maks.grensen på 1000 stykker når du plutselig hadde 1200 påmeldte...)

Og mye, mye mer.

Om du driver nettbasert bedrift i dag og gjør noen av aktivitetene over, uten å ha ett eller flere systemer på plass, kan jeg garantere deg at du kaster bort veldig mye tid!

Et system for kundereisen, etter definisjonen over, kan være:

Verktøy: Google Ads, Kajabi, LeadPages, ConvertKit, Keynote, Demio og mer

Maler for: annonser, landingssider, e-poster (inkl. sekvenser) og presentasjoner (m/branding) og mer

Rutiner for: hvordan du går frem for å lage annonser og landingssider, hvordan du følger opp de som trenger support etter et kjøp, for hele prosessen fra start til slutt - en oppskrift.

Ikke finn opp hjulet på nytt

Med et system for kundereisen vil du spare enormt med tid. Du slipper å gjøre de samme oppgavene på nytt for hver gang. Du kan enkelt få noen til å hjelpe deg med support på de mest vanlige spørsmålene, eller ha en ferdig FAQ-side du kan henvise folk til. Bare det å ha et system for e-postsekvenser (automatiseringer) sparer deg for mye jobb.

Et system for hele kundereisen vil i realiteten bestå av mange systemer. Google Ads og de andre verktøyene er systemer. De består av deler og steg som sammen skaper en helhet med et konkret resultat. Et annonseverktøy skaper muligheten for deg og meg til å lage annonser, og Kajabi kan automatisere nesten hele kundereisen.

Eller som Amy Porterfield sier om webinarer: a webinar isn’t a single tactic, but an entire system with many moving parts, specific timelines, and delicate levers to pull.

Bruk tiden din på det mest verdifulle i bedriften din

Når du har etablert gode systemer, får du ikke bare bedre kontroll og større sinnsro. Du kommer til å få vekk en del tidkrevende og mindre viktige oppgaver i bedriften din. Du vet, de oppgavene som gjør deg smågæren. De du føler du ikke kan slutte å gjøre, som spiser opp dagene dine, men som ikke fører til mer penger i kassa.

(Det er ikke bare gründere som sliter med dette. I hele arbeidslivet mitt har jeg sett hva mangel på struktur, orden og system gjør med mennesker. Prosjekter havarerer eller går langt over tid og/eller budsjett. Folk møter veggen fordi de blir utbrent. Bedrifter går konkurs.)

Bedre Bedrift handler om kvalitet, god struktur og systemer. Systemer som hjelper deg å få struktur og orden i bedriften din, slik at du kan begynne å bruke tiden din bedre, og få den friheten du alltid har drømt om.

Det som fikk deg til å ville starte egen bedrift i utgangspunktet.

Lag ditt første system!

Nå har du mange systemer i bedriften din allerede, selv om du kanskje ikke er klar over det. Men ta det første bevisste steget ditt mot struktur, orden og system nå i dag. Les innlegget Slutt å gjøre ting du hater i bedriften din og gjør øvelsen beskrevet.

Om du drifter din egen nettside på WordPress og hater alt “teknisk”, finner du kanskje ut at det er best å flytte over til en plattform som Kajabi. Og at du heller bør bruke tiden din på markedsføring, salg og følge opp kundene dine bedre.