Slutt å gjøre ting du hater i bedriften din

Kjenner du deg igjen?

Hvor mange ganger i løpet av uken, eller dagen, kjenner du blodtrykket stige, hendene knytte seg og du biter tennene sammen og rister på hodet av frustrasjon? Fordi du jobber med oppgaver som du bare ikke kan fordra, og som regelrett suger energien ut av deg?

Når man er bedriftseier er det viktig å vite hva man liker og ikke liker å gjøre. Hva man er god på - og hva andre kan gjøre bedre (som GDPR). 

I en startfase er det dessverre ikke så enkelt å sette fra seg slike oppgaver. Da kan man oftest ikke være veldig kresen, og man lærer seg å være litt potet. Etter hvert, når man får mer å gjøre, og omsetningen begynner å tikke over syv siffer, da er det på tide å tenke på outsourcing.

Ingen liker absolutt alt ved jobben sin. Men, få vet nøyaktig hva, eller hvor mye tid de bruker på det. Og som bedriftseier har man faktisk et valg om å sette bort disse oppgavene til noen andre. Som et minimum bør man ha gode systemer på plass.

Les også: Ikke start din egen bedrift!

En rask og enkel øvelse som vil endre hverdagen din

Øvelsen jeg skal vise deg i dag vil gi deg en oversikt over oppgavene du misliker, hvor mye tid disse stjeler, og potensialet for å sette de bort, eventuelt få de inn i et system - og at du kan tjene på det. 

10 ting du helst vil slippe å gjøre

Steg 1: Skriv ned alt du ikke liker å gjøre, i løpet av en typisk arbeidsuke. Dette er oppgaver du føler bare stjeler energi, og du gruer deg kanskje til hver gang du må gjøre de. Eller, du er rett og slett bare ikke god til det. 

Steg 2: Ranger de ti 'verste' oppgavene fra 1 (minst) til 10 (mest), etter hvor mye tid du bruker på hver av de i løpet av uken.

Steg 3: Ved siden av rangerer du så oppgavene etter hvor viktig de er i forhold til kundetilfredshet. (Fornøyde kunder har mye å si for hvor bra du gjør det og hvor mye du tjener.) Sett 10 på oppgaven som har størst konsekvens for kundene dine, og 1 på den med minst.

Steg 4: Legg sammen tallene for de to rangeringene og sorter fra høyest til lavest tall. 

Hva er egentlig viktigst for kundene dine?

Hvilke oppgaver får høyest poengsum, dvs. har størst konsekvens for kundene dine, og tar mest tid? Disse bør du vurdere å sette ut, eller lage gode systemer for. Ikke bare fordi de kan være kritisk for at bedriften din går rundt, men for at du skal få en bedre jobbhverdag, og bruke tiden din bedre.

Ta for eksempel nettsiden din. Driver du den selv, på WordPress kanskje? Det er trolig en oppgave som tar mye tid, og er kanskje 10 på skalen? Konsekvensen for kundene dine, spesielt om nettsiden din har nettbutikk og er eneste salgskanal, er betydelig, trolig en tier den og.

Les også: Kajabi: kinderegget for en lønnsom, nettbasert bedrift

Hvor mye tid bruker du på oppgaver du hater å gjøre?

Mange fører for eksempel regnskapet sitt selv når de starter for seg selv, selv om de egentlig ikke kan fordra det. Ofte har man ikke et valg - fordi man i begynnelsen må være kresen på hva man bruker penger på. 

Du synes kanskje at regnskap er dørgende kjedelig, og komplisert, spesielt om du er momspliktig... Flere bruker så mye som 4-6 timer hver eneste uke på regnskapet sitt. Det kan skyldes at man stadig leter etter bilag, eller må google seg frem til ting, som moms på nettkurset sitt... Dette er timer du heller bør bruke på å følge opp kundene dine.

Ja, jeg snakker om meg selv nå. 🙈 Jeg kan virkelig forstå dere som sliter med GDPR, for sånn har jeg det med regnskap. Ikke misforstå, jeg digger tall og analyser, men ikke bilag, finne riktige kontoer, MVA-sats osv. 

Outsourcing av regnskapet ditt kan være en smart beslutning. Da kan du nemlig bruke tiden din på det du er skikkelig god på - for eksempel salg og kundeoppfølging.

Sett oppgaver inn i system og bruk tiden din smartere

Struktur + rutiner = system. Vanskeligere er det ikke. Men, strukturen er ofte det enkleste å lage, utfordringen ligger i å opprettholde gode rutiner.

For eksempel om du vil gå fra 1 364 uleste e-poster til null.

Om du er eneste ansatte i bedriften i dag, kan det være vanskelig å outsource oppgaver du hater å gjøre. Da er det viktigste å finne ut hvor mye tid du bruker på disse, og hvordan du kan gjøre det mer effektivt.

Gjør øvelsen over. Lag gode systemer og automatiser der du kan. Ha gode rutiner for å håndtere e-post og kundehenvendelser. Ikke finn opp hjulet på nytt, og lag en god FAQ til nettsiden din. Da blir det enkelt å henvise kunder dit, fremfor å formulere det samme svaret om og om igjen til ulike kunder.

Lag faste rutiner for regnskapsføring; hvor du legger bilag (en fast perm, skuffe eller hylle fremfor ett i jakken, ett i veska, ett gjenglemt i taxien...), faste dager for å sende inn bilag, og med kalenderpåminnelser. Få inn den gode strukturen, og de gode vanene.

Systemer handler om å se og sette deler i en sammenheng som skaper en bedre helhet. Et system som fungerer gjør at 1+1+1 ikke bare er 3, men mer. Og jo bedre delene fungerer sammen, dess mer får man igjen.

Les også: Mangel på systemer dreper bedriften din

GDPR-nyheter enkelt forklart

Et nyhetsbrev i ny og ne med relevante oppsummeringer (og kanskje et tilbud her og der). Meld deg av når som helst.
Personvernerklæring