Hvordan endre arbeidshverdagen din med én ny vane

Til den ambisiøse ansatte eller gründer

Går du konstant rundt med en følelse av at du ikke får gjort noe? Går du hjem etter endt arbeidsdag bare for å lure på hvor tiden forsvant, og hva du egentlig leverte? For en ansatt er det nå én ting, men driver du egen business har du ikke råd til å drive på den måten.

Dagens øvelse vil gi deg innsikt i hvordan du bruker tiden din, og hvor ofte du trolig kaster den ut av vinduet. Og en ny, nyttig vane vil hjelpe deg til å holde fokus fremover og få mer gjort.

Du vil forhåpentligvis få et bedre helhetsperspektiv på jobben din, uansett om du er gründer eller ansatt. Da er det enklere å ta stilling til hva du bør gjøre mer av, hva du bør gjøre mindre av, og hva du bør slutte helt med.

Les også: Slutt å gjøre oppgaver du hater i bedriften din

Glipper fokus hvert 40. sekund?

Den første delen av øvelsen er spesielt verdifull om du sliter med å holde fokus over tid. Kanskje du ikke engang klarer å lese en bok lenger uten å miste konsentasjonen til stadighet.

I dagens hyperdigitale samfunn med konstante forstyrrelser, varsler og mas fra apper blir hjernene våre slitne. Forskning viser at konsentrasjonsevnen vår når vi jobber digitalt er på bare 40 sekunder, og at folk sjekker e-post 74 ganger daglig...!

For noen år siden gjorde jeg denne øvelsen selv, og det ble en skikkelig øyeåpner. Jeg jobbet da i Midtøsten med å bygge opp en avdeling for forretningsutvikling for EY. Det innebar innføring av systemer, markedsføring, salg, kundeoppfølging, tilbudsskriving, pressehåndtering, personalansvar, administrasjon og mer. Dvs. alt en sologründer også sitter med!

For første gang i karrieren min opplevde jeg å ikke ha en tom innboks og gjøremålsliste på slutten av uken.

En dag gjorde jeg øvelsen beskrevet nedenfor. Den viste tydelig hvor vanskelig det er å få til en god balanse med så mange ansvarsområder. Med mindre man har et bevisst forhold til det, og setter opp en struktur og et system som fungerer. Resultatet mitt kan du lese om lenger ned.

En simpel, men vanskelig, øvelse

Finn frem et ark og en penn. Disse skal hele tiden være lett synlig og tilgjengelig, ta de med deg om du må. Og velg en typisk arbeidsdag, ikke når du skal på konferanse eller i workshop.

Når arbeidsdagen begynner (når du er helt ferdig med å sjekke Facebook og Instagram) skriver du følgende på arket: dagens dato, nøyaktig klokkeslett og oppgaven i ett eller få ord. F.eks. Sjekke e-post, Skrive gjøremålsliste, Sjekke Asana, Oppdatere Teams.

Gå i gang med oppgaven. Før ned alle tidene på minuttet, ikke rund av verken opp eller ned.

Men en (eneste) gang du skifter fokus og begynner å gjøre noe annet, skal du skrive dette ned på arket ditt, selv om du tar deg selv i det og tenker at du skal fortsette med det du egentlig holdt på med. Dvs. at om du startet kl. 9 og "bare skulle sjekke Facebook veldig raskt" noen minutter senere, men angret deg, skal du føre opp:

9.00: Sjekke Planner
9.12: Facebook
9.13 Sjekke Planner

Selv om du byttet tilbake umiddelbart får du ett “straffeminutt”, fordi hjernen din faktisk bruker tid på å bytte fokus frem og tilbake, uansett hvor kort tid det er snakk om.

Poenget er å se hvor ofte du i løpet av dagen bytter fokus.

Fortsett å loggføre alt du gjør i løpet av hele dagen. Listen din vil trolig være ganske lang. Her er et lite utdrag av hvordan en dag kan se ut. Kjenner du deg igjen..?

Det fungerer ikke om du “jukser litt”

Om du unnlater å skrive opp avvikene dine, lurer du deg selv, akkurat som de fleste deltakere i ernæringsstudier gjør når de blir bedt om å føre matdagbok…

Hvis du derimot virkelig ønsker å utnytte tiden din bedre og utmerke deg på jobb, eller løfte bedriften din til neste nivå, fullfører du øvelsen. Igjen, den vil tydelig vise deg hvor ofte du bytter mellom oppgaver, og at resultatet er at du egentlig får gjort lite og at resultatene dine blir deretter.

Arbeidsdagen er over og du har trolig skrivekrampe

Du kom deg gjennom - gratulerer og virtuell high five! (Ikke fullført eller småjuksa? Gå tilbake til start.)

Se over listen din. Hva ser du? Hvordan opplevde du å gjennomføre selve øvelsen? Fikk du deg noen overraskelser?

Du bør se noen mønstre, f.eks. hvor ofte du sjekker sosiale medier, eller hvor lang tid du egentlig bruker på å hente deg kaffe. Kaffeprat er hyggelig og en del av et godt arbeidsmiljø, men kanskje ikke tre-fire ganger om dagen, i tillegg til lunsj?

Men, å jobbe smartere handler ikke om at vi skal stå på konstant for å være mest mulig effektiv og produktiv. Det handler ikke om at vi ikke skal kunne slappe av, skravle med gode kollegaer eller dagdrømme litt nå og da. Vi er tross alt mennesker, og vi har behov for å koble ut.

Multitasking er offisielt død!

Øvelsen over viser deg tydelig hvor ofte du bytter fokus. Multitasking har vært ganske ‘hot’ en lang tid nå, men mer og mer tilsier at denne arbeidsformen faktisk fører til mer ineffektiv jobbing. (Det skal jeg skrive mer utfyllende om i et annet innlegg.)

Jeg nevnte innledningsvis at jeg fikk meg en skikkelig vekker etter at jeg selv gjorde denne øvelsen. Resultatet mitt var ikke imponerende.

Fra totalt utslitt på 60 timer til ikke utslitt på 70

Jobben i Midtøsten var krevende og de fleste på kontoret jobbet lange dager, kvelder og ofte i helgene. 80-90 timer i uken var ikke uvanlig. Etter hvert var jeg utslitt etter stort sett hver arbeidsdag, med lite overskudd til å gjøre noe på kvelden, selv etter "bare" 60 timer i løpet av en uke.

Da jeg satte meg ned med denne øvelsen merket jeg raskt at jeg byttet fokus konstant, og hoppet fra den ene oppgaven til den neste. Hjernen gikk på høygir gjennom hele dagen, og jeg måtte skrive ned selv de minste tingene for å klare å huske de.

Dette viste meg så tydelig hvor ineffektivt og slitsomt dette var, og jeg skjønte at jeg måtte endre måten jeg jobbet på. De nye vanene er nå en viktig del av strukturen og systemene jeg bruker i dag, som gjør at jeg kan jobbe rundt 70 timer i uken uten å slite meg ut.

Med en 70 timers arbeidsuke i dag har jeg også overskudd til å trene fast fire ganger i uken, gå på ski eller "podcasttur" et par-tre ganger, boltre meg med Netflix sammen med gubben, og ta en jentekveld eller kafédate ute.

Fra ny innsikt til nye vaner - og nullinnboks!

Det å bli bevisst på hvordan du vanligvis jobber i løpet av en dag, er den viktigste delen av denne øvelsen. Deretter ser du på hvordan du kan strukturere hverdagen din fremover.

Først må du ta utgangspunkt i din egen situasjon, og her er det vanskelig å gi generelle råd. Hverdagen til en innleid konsulent, vs. en gründer, vs. en fast ansatt kan være veldig forskjellig.

Tenk på hvordan dagene dine er; hvem bestemmer hva du gjør til enhver tid? Jo større frihet du har, dess enklere er det å innføre en struktur og et system som fungerer for deg. Som ansatt er det ofte vanskeligere, spesielt med økende grad av ansvar. Se på listen du laget, timeplanen din og hvordan du kan sette av faste tider til å jobbe med de ulike oppgavene.

Den ene nye vanen som vil endre hverdagen din

Etter å ha prøvd ut ganske mange ulike produktivitetstips er det ett som har fungert betydelig bedre enn alt annet; å jobbe i intervaller. Da setter jeg av en gitt tid til å jobbe kun med én oppgave, f.eks. oppdatere en prosjektplan eller skrive en artikkel.

Mange har god erfaring med Pomodoro-teknikken. Da setter man en timer for et tidsintervall å jobbe i, f.eks. 20-25 min. og tar en 5 min. pause mellom hver arbeidsøkt. For meg fungerer det bedre å jobbe over et lengre tidsrom, så her må du bare prøve deg frem.

F.eks. kan du sette av en halvtime hver morgen til å gå gjennom e-post (avhengig av hvor mange du får). Da får du ikke bare unnagjort dette mer effektivt (fordi du ikke skifter fokus hvert femte minutt), men målet om en ‘nullinnboks’ blir betydelig mer realistisk.

Les også: Slik går du fra 1 364 e-poster til 0 (det er mulig!)

Prøv også disse tipsene

Det trenger forresten ikke å være faste oppgaver til faste tider. Bare det å sette av tid til å jobbe fokusert på kun én oppgave vil være nyttig. Avhengig av hva jeg skal gjøre, kan dette variere fra 30 min. til tre timer. Finn ut hva som fungerer for deg!

Det kan også være en god idé å bruke en nettleser som er renset for sosiale medier (med mindre de er del av jobben din) og andre forstyrrelser. Legg appene i en egen mappe på telefonen, og flytt den en side bak startskjermen. At du ikke ser at det lyser rødt med varsler på appene kan ha mye å si.

Når du virkelig må jobbe fokusert kan du slå av synkroniseringen på e-posten din, ev. lukke den helt, og sette telefonen i flymodus. Ta på deg hodetelefoner om du sitter sammen med andre, og sett på musikk du liker. Jeg er ikke en spesielt stor fan av klassisk, men det er faktisk den eneste musikken jeg kan jobbe konsentrert til.

Lykke til!