Slik går du fra 1 364 uleste e-poster til 0 (det er mulig!)

Ryddig innboks med Bedre Bedrift

Allerede før du åpner innboksen din knyter det seg litt i magen:

Innboks (1 364)

Tallet lyser mot deg. Hvordan du kom dit vet du ikke, og du vet at du ikke vil ha det sånn, men du aner ikke hvor du skal begynne engang for å rydde i dette rotet.

Og DET, vil jeg gjerne vise deg i dag.

Når du får ryddet opp i innboksen din får du ikke bare bedre samvittighet og ro, men du sparer tid på å slippe å lete etter de samme e-postene om og om igjen, og irritere deg over dårlig søkefunksjonalitet og masse støy. Du vil ikke lenger risikere å gå glipp av viktige e-poster, spesielt fra kundene dine! Med nye, gode vaner vil du også kunne oppnå en "nullinnboks" - og holde den over tid.

Og, ikke minst, du gjør det enklere for deg selv å overholde GDPR - den nye personvernforordningen. For du kan ikke lagre tusenvis av e-poster sånn uten videre. De inkluderer enorme mengder personopplysninger, som du har et ansvar for å håndtere på riktig måte i bedriften din.

Ennå ikke i gang med GDPR? Start med å forstå det grunnleggende i lovverket (som alle næringsdrivende er pliktig å følge!).

System = struktur + vaner

En ryddig innboks handler først og fremst om vaner. Men for at du skal få et system som fungerer, må vanen kombineres med en god struktur (f.eks. i form av et verktøy eller en mal). Sammen blir de krutt! Altså, struktur + vaner (rutiner) = system.

Les også: Mangel på systemer dreper businessen din

Strukturen kan jeg gi deg, men vanen må du selv sørge for å få på plass.

Tips: Bruk tastaturet der du kan - dette sparer deg for mye tid! Sørg for å lære deg de mest brukte hurtigtastene. For denne øvelsen får du mest bruk for Delete, piltastene, og holde nede Shift-knappen + piltast opp eller ned for å merke flere e-poster du vil slette samtidig.

Men aller først; la oss rydde opp i kaoset med 1 000+ e-poster!

Prosessen består av tre steg:

  1. Sørg for å ha en god mappestruktur på plass
  2. Gå gjennom e-postene og slett eller slus inn i riktig mapper
  3. Definer systemet ditt fremover (struktur + gode vaner!)

Lag mappestrukturen din

En god fil- og mappestruktur vil være til enorm hjelp for deg om du ikke har det i dag.

Bilag lagret litt her og der. Og både her og der. Tracking av inntekter og utgifter, men hvor ble det av regnearket? Google docs? Dropbox? Evernote! Skitt au, lager nytt. Lagde et fint system, men hvordan var det igjen? To-do i Evernote, RTM og Asana. Ulike slags to-do, må vite. Eller?

Kjenner du deg igjen? Leter du hele tiden etter notatene dine, og har du de spredt på papir, post-its og en myriade av apper og programmer? Da kan du komme i gang i dag med bedre struktur, orden og system i innboksen din. 

Om du ikke har en mappestruktur i det hele tatt i dag kan du begynne med å gå gjennom de siste 30-40 e-postene dine, sortert etter dato. (Les ryddereglene nedenfor og følg de underveis.) Da bør det begynne å tegne seg et mønster.

Mappene du alltid bør ha

Det finnes mange gode systemer for organisering av innboksen din. Konseptet fra Getting things done (PDF) er mye brukt. Uansett hvilken mappestruktur du har (eller ikke har) kan jeg anbefale disse mappene fra GTD:

  • Følg opp
  • Venter svar
  • Kanskje

På slutten av dette innlegget kan du lese om hvilke e-poster du bør sluse inn i disse mappene.

PS: For Gmail kan jeg anbefale dette systemet fra Andreas Klinger, som jeg tester selv i disse dager.

Forslag til mapper om du står helt fast

Begynn gjerne med en mappe for nyhetsbrev. I denne kan du lage nye mapper for de du følger fast. Se eksempel nedenfor. (Fra tiden jeg blogget om mat fra bunnen og grønne smoothies!) Der hadde jeg egne mapper for Simple Green Smoothies, Blogg Bedre, Minimalist Baker osv.

De fleste vil ha behov for mapper for eksisterende kunder, potensielle kunder (leads), kvitteringer for egne kjøp, kvitteringer for kundekjøp (f.eks. de man får fra PayPal), kurs, design (for e-bøker, nettside o.l.) og reiser for å nevne noen.

Prøv uansett å lage en struktur som er enkel og forståelig for deg, der du raskt finner frem til e-poster du trenger. Hold navnet på mappen så kort og konsist som mulig, og ikke få "mappesyken" - hold antallet mapper så lavt som mulig, og vær heller kritisk med sletting av e-poster. 

Tips: Som bankkontoer bør du skille e-post for privat helt fra e-post for jobb. Private reiser, kvitteringer for privatkjøp og lignende hører hjemme i din private e-postkonto.

Rydderegler

Før vi går i gang med ryddingen er det noen regler du bør følge. Her er det viktig at du klarer å være streng med deg selv og følge disse gjennom hele øvelsen. Les gjennom reglene nedenfor, og bestem deg på forhånd at du skal følge de. Ingen unntak!

Rydderegel #1: Sørg for at du kan jobbe uforstyrret

Om du har over tusen uleste e-poster og ønsker å få ryddet opp i alt i én vending, da må du sette av nok tid. Avhengig av hvor strukturert du er, om du klarer å følge ryddereglene og hvor rask du er på tastaturet, kan dette ta alt fra en time til flere timer.

Gjør uansett så mye som du klarer, om tallet går ned fra tusen til hundre er det en god start!

Tips: Sorter innboksen etter avsender, da er det enklere å slette mange e-poster samtidig. Begynn med den første, hold inne Shift-knappen og trykk pil ned til du har merket alle. Trykk Slett og kjenn på den deilige følelsen av å bli kvitt støy!

Rydderegel #2: Ikke svar på e-poster

Når man begynner å gå gjennom innboksen er det veldig lett å tenke at Åh, denne e-posten MÅ jeg jo svare på. Ikke gjør det. Da kommer du deg ikke gjennom de 1 364 e-postene denne øvelsen er ment å ta deg gjennom. Eller 264 for den saks skyld - å forsvinne ned 'the rabbit hole' skjer raskere enn du tror.

Gjør en avtale med deg selv før du begynner at du IKKE skal svare på en eneste e-post under ryddingen. Flytt de rett inn i mappen Følg opp, og svar på de når hele ryddejobben er unnagjort.

Rydderegel #3: Meld deg av nyhetsbrev og ikke les de!

Et av de aller viktigste grepene du kan ta for å rydde og holde orden i innboksen din fremover, er å melde deg av nyhetsbrev. Der har jeg en enkel regel: om jeg ikke har lest noen av de tre siste nyhetsbrevene til vedkommende, "må" jeg melde meg av og slette alle e-postene. Om jeg ikke har prioritert å lese e-postene til nå, kommer jeg sannsynligvis ikke til å gjøre det fremover heller.

Du bør også bli enig med deg selv før du begynner at du ikke skal lese nyhetsbrevene. Jeg mener det; IKKE GJØR DET! Det er så lett å falle for fristelsen, og tro meg, jeg har gjort det samme. Du vil ha mye igjen for å følge disse ryddereglene. Ikke les e-postene nøye, ikke last ned noen vedlegg og ikke klikk på noen lenker, uansett hvor fristende det er.

Vurder om du har lest noen av de siste tre e-postene, og hvis ikke er det avmeld og slett med en gang. Om du faktisk leser de, må du avgjøre om det er innhold du kommer til å bruke igjen. Hvis ja, slus de inn i en egen mappe, men aller helst slett de (kommer du virkelig til å lese akkurat den e-posten igjen?).

Tips: Det finnes verktøy som kan hjelpe deg å melde deg av nyhetsbrev mye mer effektivt enn å gjøre det én etter én selv. Her finner du en god artikkel med flere alternativer. Legg imidlertid merke til at den mest populære, Unroll.me, selger dine data videre. Selv om de er anonymisert, er det et tankekors (spesielt siden de gjorde dette uten samtykke tidligere!). Og PS: hvis du ikke er i gang med GDPR ennå, da bør du starte her.

Klar - ferdig - RYDD!

Nå som du har mappestrukturen på plass og avtalt med deg selv at du skal følge alle tre reglene over, er det bare å sette i gang med ryddingen. Tenk på den deilige følelsen du kommer til å sitte med etterpå! Jeg blir faktisk litt gira på dine vegne! (Jeg vet, jeg er over gjennomsnittlig glad i struktur og systemer.) 😊

Vær tålmodig, og ikke fortvil om du ikke får gjort alt på én gang. Gi deg selv tid, ingen blir strukturert og systematisk over natten. Om du ikke blir ferdig, eller bare river deg i håret underveis, legg det bort til en annen dag. 

Når ryddejobben er unnagjort

Aller først; GRATULERER! 👏

Du bør nå ha null e-poster i innboksen din!

Neste steg er å gå gjennom mappen Følg opp. Gå også over mappestrukturen din igjen. Er den forståelig? Finner du lett frem til e-poster du trenger? Kan du klare deg med færre mapper?

Nå er du ferdig med den største jobben, og du er klar for å komme i gang med nye vaner!

Slik beholder du nullinnboksen

Du har jobbet hardt for å komme deg ned til 0 e-poster i innboksen din. Og slik vil du gjerne ha det fremover også, ikke sant?

Som jeg sa innledningsvis, strukturen er én ting, nye vaner en annen. Jeg håper jeg har hjulpet deg med strukturen, men vanene må du selv sørge for å innarbeide. Og det er jeg helt sikker på at du klarer! Ikke gjør for mye på én gang. Begynn med innboksen din i dag, og neste gang tar du lagring av filer. (Og det kommer selvsagt i et eget innlegg.)

Ny vane #1: Ikke sjekk e-post oftere enn nødvendig

Enten er du gründer/småbedriftseier i dag og bestemmer arbeidsdagen din selv. (Gratulerer!) Eller så er du som jeg var for kun kort tid siden; i full (og trolig krevende) jobb med en del ansvar, og med en drøm (og plan) om å starte egen bedrift.

Du som er gründer har trolig mer frihet i hverdagen, og kan sette faste tider for når du sjekker innboksen. Jeg anbefaler at du bestemmer deg for noen tidspunkter, f.eks. morgen, lunsj og på slutten av dagen. Mange holder seg til to ganger om dagen. Dette vil selvsagt variere i forhold til hva man jobber med, og om man kjører større kampanjer, lanseringer osv.

De som fortsatt jobber (og sliter) for andre har ofte mindre frihet til ikke å sjekke e-post. Spesielt vi som jobber prosjektbasert må følge mer aktivt med på hva som kommer inn.

Uansett hva du gjør, vurder om du kan slå av e-post for deler av arbeidsdagen. I perioder der det er mulig har jeg lagt til hurtigvalg for å slå av synkroniseringen av e-post. På gammeljobben brukte jeg Outlook, og da ser det slik ut (om du høyreklikker på noe i menyen kan du legge det til "hurtigtilgang", som er den lille menyen øverst til venstre):

Da kunne jeg enklere jobbe uforstyrret i en lengre periode. For alt som krever fokus i et par timer pluss er dette veldig nyttig (f.eks. når man skal oppdatere prosjektplanen, planlegge internt kick-off/workshop). Da la jeg også bort telefonen / satte den i flymodus.

Ny vane #2: Håndter e-posten med én gang

Den viktigste vanen du kan begynne med nå, er imidlertid å gjøre noe med e-posten med en gang du ser den. (Det betyr ikke at du skal lese e-poster med en gang de kommer inn, ref. #1!) De fleste leser samme e-posten gjentatte ganger, fordi de ikke vet hva de skal / har tid til å gjøre noe med den med en gang.

Du bør ta stilling til innholdet med én gang du åpner en ny e-post.

Sorter e-postene ut fra "2-minuttersregelen"

Hvis du ser at det tar deg maks to min. å svare på en e-post, gjør du det. Straks etter sletter, arkiverer eller flytter du den inn i riktig mappe, f.eks. Venter svar-mappen. (Men, bare om du vet at du må ha et svar. Om det egentlig ikke er nødvendig sletter/arkiverer du e-posten eller flytter den til mappen den hører hjemme i.) Nå kommer vi tilbake til mappene jeg nevnte innledningsvis:

  • Følg opp
  • Venter svar
  • Kanskje

Hvis du ser at e-posten vil ta mer enn to min. å besvare flytter du den til Følg opp. Her må du selv finne ut av hvor ofte du må gå gjennom mappen, men e-poster bør ikke ligge der mer enn et par dager. Sett gjerne av en fast tid daglig til å ta unna disse. Ikke la den bli den nye før-innboksen din!

Ikke lid av slette-fobi!

E-postene du ikke vet om du vil slette, besvare eller ta vare på, kan du flytte til Kanskje-mappen. Men, prøv å slette så mye som mulig. (Er det ikke litt underlig hvor lav terskel vi har for å kaste ting vi får i (papir-)postkassen, men e-poster klamrer vi oss fast til?) På slutten av uken kan du sette av en fast tid til å gå gjennom denne mappen. Slett, arkiver eller svar om det er relevant.

Målet er å ha null i innboksen din på slutten av hver eneste uke fremover.

Og nå lurer jeg på; hvor mange e-poster har du i innboksen din akkurat nå, totalt og uleste?

(Jeg har ti, der tre er uleste.)

GDPR-nyheter enkelt forklart

Et nyhetsbrev i ny og ne med relevante oppsummeringer (og kanskje et tilbud her og der). Meld deg av når som helst.
Personvernerklæring